La gestion de projet est vite devenu un enjeux chez Digidop. Voici comment nous avons appris à piloter, structurer et gérer nos différents projets Webflow avec nos clients. Au coeur de cette gestion de projet : définir les enjeux, centraliser les données, gérer le délais, bien communiquer.
La gestion de projet est un aspect stratégique pour tout type d’entreprise. C’est un moyen d’assurer une prestation de qualité, qui respect les délais, les enjeux, et toutes les contraintes du projet. Entre cadrage, conception, conduite, clôture ou encore suivi, chaque étapes veillent au bon déroulement du projet pour atteindre les objectifs fixés.
Chez Digidop, nous avons mis en place de nombreux process nous permettant de répondre à chaque enjeux des projets web que nous réalisons. Voici comment nous structurons, pilotons et communiquons avec nos clients, à chaque étape des projets Webflow.
Définir les enjeux du projet Webflow
Pour tous les projets web que nous réalisons, nous commençons par bien comprendre et définir les enjeux. Cette phase est primordiale pour commencer à mapper le projet, inclure les différents acteurs, ou encore définir les délais. Un “projet web” est un terme assez vague, ou de nombreux acteurs peuvent intervenir.
Par exemple, si vous avez besoin d’un site web, vous pourriez tout simplement venir avec une maquette Figma ou Sketch, et Florian expert Webflow aurait simplement à s’occuper du développement Webflow. Mais vous pourriez également avoir besoin de Digidop pour intégrer une stratégie SEO au projet, et dans ce cas là nous ferions appel à Thibaut Legrand expert SEO & Webflow. Sans maquette ou avec un besoin de refonte de votre charte graphique, Mérieux expert UX/UI designer aurait besoin de participer aux premiers calls pour commencer l’audit graphique. Enfin si vous souhaitez connecter des outils comme Hubspot, Zapier, ou 360 Learining ou n’importe quels outils no-code, ce serait à Thomas expert automatisation, de se pencher sur vos workflow.
Au-delà de définir les différentes acteurs, cette phase nous permet également d'établir un cahier des charges précis, et une stratégie web globale et performante.
Centraliser le projet et les données
Les données que nous avons besoin de nous partager à chaque projet sont aussi nombreuses que variées. Pour limiter les allés retours et optimiser le lancement du projet web, nous avons décidés de centraliser toutes ces données sur un espace Coda. Via une "Checklist d'avant projet" qu'ils retrouvent sur cette plateforme, nos clients peuvent nous partager tous les éléments dont nous avons besoin avant de commencer :
- Charte graphique
- Visuels
- Concurrents
- Partenaires
- Requêtes SEO
- Identifiants
- etc.
Une première phase méthodologiquement conçue pour toutes les futures étapes : audit graphique, wireframe et maquette Figma, développement Webflow, stratégie SEO, automatisation du site, formation.
Gérer les délais
La gestion du temps est un aspect essentiel de chaque projet, et nous le ressentons d'autant plus pour des projets web. Notre priorité est de nous assurer que nos clients soient satisfait, et les phases d'UX et d'UI nécessitent parfois plusieurs allers / retours. Pour veiller à ne pas dépasser les délais la première chose qui s'impose, c'est une timeline précise. Ainsi, chaque partie sait le rôle qu'il a à jouer et dans quels délais. Nous fixons cette timeline en début de projet et veillons à rester au plus proche des délais fixés au départ. Nous la laissons visible depuis l'espace Coda, et la faisons évoluer via un système de check-box à chaque étape validée.
Donner de la visibilité à toutes les parties en temps réel
Nous travaillons claviers et souris liés avec nos clients ! Pas de secret, la transparence avant tout, pour s'assurer d'avancer ensemble et dans la bonne direction. Au-delà de points récurant que nous faisons avec nos clients, nous leur donnons un accès en direct à l'ensemble des étapes du projet. Chez Digidop, nous considérons que l'autonomie client est précieuse. Nos clients peuvent donc accéder à leur site dès la phase de conceptions, jusqu'à la mise en ligne.
Accès à la charte graphique
Les chartes graphiques de nos clients son accessibles depuis leur espace Coda, via un lien d'accès ou via un bouton de téléchargement. Une fois réalisée, nous vous l'envoyons en format PDF, mais vous pouvez également venir la récupérer à n'importe quel moment sur Coda.
Accès au wireframe Figma UX
Dès le lancement de la phase d'UX, nos clients ont accès à leur Figma sur leur espace Coda. Ils peuvent soit voir un simple aperçu, soit rentrer dans le détail du Figma.
Accès à la maquette Figma UI
Tout comme le wireframe, la maquette UI Figma est accessible à n'importe quel moment sur l'espace Coda de nos clients. Vous pourrez à n'importe quel moment nous laisser des commentaires sur la maquette Figma, ou sur le Coda. L'idée est de pouvoir nous faire vos retours en à n'importe quel moment de la prestation, en plus de nos points récurrents.
Accès au site Webflow en développement
Lorsque nous lançons la phase de développement Webflow, nous vous donnons instantanément accès à votre site. Pas d'inquiétude, le site sera publier sur votre vrai nom de domaine le jour du lancement. En attendant, vous y aurez accès depuis un lien du type "domaine.webflow.io". Vous pourrez ainsi suivre l'évolution du développement et commencer à remplir votre site via le mode éditeur.
Communiquer avec nos clients
La communication est un enjeux majeur dans un projet web, et nous la mettons au cœur de notre gestion de projet. Pour rendre efficace la communication avec nos clients, équipes et autres prestataires, nous prêtons attentions à plusieurs choses.
La fréquence des échanges
La fréquence des échanges va varier selon les projets et besoins, mais dans tous les cas nous la définissons avant le projet. L'idée est de pouvoir donner un rythme cohérent au projet, en fixant des points récurrents. Ces points nous permettent d'avoir la validation de nos clients afin d'avancer étape par étape. Voici à quoi cela pourrait ressembler :
- Etape 1 - premier jet de maquette UX
- 3 jours
- Point 1 - challenge de l'UX
- 3 jours
- Point 2 - validation UX revisité
- Etape 2 - lancement de la maquette UI
- etc.
La communication indirecte
Par communication indirecte, on entend l'ensemble des échanges qui ne se font pas en simultanés. Par exemple lorsqu'un client souhaite nous faire un retour ou transmettre un document à un moment qui n'était pas prévu. Pour cela il existe bien sûr les mails, mais c'est loin d'être l'outil le plus adapté pour des projets web. Nous utilisons donc pour cela plusieurs leviers qui vont chacun dépendre du message à faire passer. Par exemple, si un client souhaite nous faire un retour sa maquette web. Il aura le choix de nous laisser un message sur notre Coda, pour nous laisser son avis général sur cette maquette. Mais il pourra également rentrer dans le Figma pour ajouter un commentaire plus ciblé, sur une page ou une section par exemple.
L'idée est donc de choisir le support adapté en fonction du message qu'il souhaite faire passer. A cela s'ajoute le faite de rendre ce message accessible par tous, et à un endroit stratégique.
L'outil de communication
Chacun a ses habitudes et des outils de communication. Chez Digidop, nous travaillons avec les outils les plus utilisés pour nous adapter à tous nos clients.
Principaux canaux de communication au quotidien :
- Slack
Principaux canaux de communication pour les réunions :
- Google Meet
- Teams
- Slack
- Zoom
L'historique des échanges
Chaque outil que nous utilisons nous permet de garder un historique de nos échanges. C'est un aspect primordial, notamment dans lorsque l'on passe d'une phase à l'autre du projet avec des acteurs différents. Par exemple, même si Florian récupère une maquette Figma pour la phase de développement Webflow, il pourra prendre en considération les commentaires de cette maquette pour mieux comprendre les enjeux de chaque page et de chaque section.
